Službeni automobil može prijeći državnu granicu i kada se vlasnik ili direktor tvrtke ne nalazi u vozilu. Međutim, vozač mora imati valjane dokumente za vozilo i biti u stanju dokazati da automobil koristi uz odobrenje tvrtke. Dodatna pravila mogu se primjenjivati ako je vozilo registrirano u BiH, a koristi ga osoba koja ima prebivalište ili uobičajeno boravište u Europskoj uniji, piše GPMaljevac.
Za prelazak granice obvezni su valjana vozačka dozvola, potvrda o registraciji vozila i dokaz o važećem osiguranju. Ako je za državu kroz koju se putuje potrebna međunarodna karta automobilskog osiguranja (zeleni karton), vozač mora imati i taj dokument. Podaci na registraciji moraju odgovarati vozilu i registarskim pločicama.
Iako se ovjerena punomoć vlasnika vozila ne traži jednako u svakoj državi i na svakom graničnom prijelazu, vozač službenog automobila trebao bi imati pisano ovlaštenje tvrtke. U dokumentu trebaju biti navedeni naziv i sjedište tvrtke, ime vozača, podaci o vozilu, registarska oznaka, razdoblje korištenja te dopuštenje za vožnju izvan BiH. Preporučljivo je da ovlaštenje bude potpisano od osobe ovlaštene za zastupanje tvrtke, ovjereno i sastavljeno najmanje na jednom međunarodno razumljivom jeziku.
Korisno je ponijeti i dokaz o zaposlenju ili drugoj poslovnoj vezi s tvrtkom, putni nalog te izvadak iz registra iz kojeg se vidi tko je ovlašten zastupati pravnu osobu. Ako je automobil uzet na leasing ili dugoročni najam, može biti potrebna i suglasnost leasing društva ili vlasnika vozila za izlazak iz države i korištenje u inozemstvu.
Najviše problema može nastati kada se službeno vozilo s registarskim oznakama BiH koristi u Europskoj uniji. Prema carinskim pravilima EU-a, automobil registriran izvan carinskog područja Unije smatra se robom koja je privremeno unesena. Potpuno oslobođenje od uvoznih davanja u pravilu se odobrava kada vozilo koristi osoba s uobičajenim boravištem izvan EU-a i kada je vozilo registrirano na osobu ili tvrtku izvan EU-a.
Osoba koja živi u EU-u ne može se automatski pozvati na činjenicu da je automobil vlasništvo bosanskohercegovačke tvrtke. Delegirana uredba Komisije (EU) 2015/2446 predviđa posebne uvjete pod kojima zaposlenik s boravištem u EU-u može koristiti službeno vozilo poslodavca sa sjedištem izvan EU-a. Korištenje treba biti uređeno ugovorom o radu, a privatna uporaba dopuštena samo u granicama koje proizlaze iz radnog odnosa. Carina može zatražiti ugovor o radu ili njegovu kopiju i provjeriti stvarnu svrhu korištenja automobila.
Ako osoba s prebivalištem u Hrvatskoj, Sloveniji, Austriji ili drugoj članici EU-a svakodnevno privatno koristi automobil tvrtke iz BiH bez ispunjenih uvjeta privremenog uvoza, carinska tijela mogu utvrditi nastanak uvoznog duga. Posljedice mogu uključivati naplatu carine, PDV-a i drugih davanja, privremeno zadržavanje vozila te pokretanje prekršajnog postupka.
Pravila nisu jednaka za zaposlenika koji službenim automobilom ide na poslovni sastanak i za osobu koja vozilo mjesecima koristi kao vlastiti automobil. Carinski službenici mogu uzeti u obzir mjesto boravišta vozača, njegov odnos s tvrtkom, trajanje boravka vozila u EU-u, učestalost prelazaka granice i način na koji se automobil stvarno koristi.
Službeni automobil zato može prijeći granicu bez prisutnosti vlasnika tvrtke, ali vozač treba imati potvrdu o registraciji, osiguranje, ovlaštenje tvrtke, dokaz o poslovnom odnosu, putni nalog i, kada je primjenjivo, suglasnost leasing društva. Osobe koje žive u EU-u trebaju prije korištenja automobila tvrtke iz BiH posebno provjeriti ispunjavaju li uvjete za privremeni uvoz propisane carinskim pravilima Europske unije.